关于做好2004年建筑业企业资质年检工作的通知

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公文主题词应当规范化

闵涛


　　使用计算机实施文书档案一体化管理，要求公文主题词必须规范化。它是机关文书立卷、档案著录的基础，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案管理现代化的进程。
目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理，文、档主题词表要求不一，随意性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案著录带来不便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机管理应用于文档工作的进程。

一、公文主题词规范化的作用

　　规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用。
（一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力，不利于规范管理。而规范的主题词用于文献标引和检索，能具体反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很容易确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。
（二）公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费力、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张著录卡片，一般需要3-8个主题词。刚开始著录的人员，著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长），这是目前著录工作进展缓慢的主要原因。而依据公文规范的主题词著录标引，是解决这个问题最有效的方法。因为公文主题词的规范性，为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的依据，任何人只要掌握著录格式，明确著录项目，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，可以提高著录速度4-8倍，质量也能够得到保证。

二、公文主题词规范化的对策

（一）公文主题词表要统一标准。“没有规矩，不成方圆”。要做好公文主题词的选择，必须有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致，中央与地方统一执行一个标准的主题词表，杜绝随意和盲目确定主题词。
（二）公文主题词的确定要严格把关。公文主题词的确定是一项具体、细致的工作，来不得半点马虎。领导要重视这项工作，应该反复强调，督促检查，严格把关。对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要及时纠正，绝不姑息迁就，将问题解决于平时工作中，严把公文主题词的选择关。
（三）标引公文主题词的人员素质要高。公文主题词来源于文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而选择公文主题词则是一项技术性、知识性很强的工作，不仅要准确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识，有较高的业务水平和丰富的实践经验。同时还要有高度的工作责任心，切不可敷衍了事。只有这样确定的主题词才能做到有据可依，经得起推敲。






中国卫生部 德国联邦青年、家庭、卫生部


中华人民共和国卫生部长和德意志联邦共和国联邦青年、家庭、卫生部长关于卫生合作的协定


（签订日期１９８０年５月１６日 生效日期１９８０年５月１６日）
　　中华人民共和国卫生部长和德意志联邦共和国联邦青年、家庭、卫生部长，根据中华人民共和国政府和德意志联邦共和国政府一九七八年十月九日签订的科学技术合作协定，在友好协商的基础上，就卫生合作达成协议如下：

　　第一条
　　一、缔约双方通过下列措施促进在公共卫生事业和医学、药学科学方面的合作：
　　（一）交流医学方面的情报；
　　（二）互派医生、科学家、管理专业人员和非医生的保健人员；
　　（三）互派人员参加科学会议和讲座；
　　（四）促进和加强医学院校、研究机构、医院和康复机构以及医学刊物出版机构之间的联系；
　　（五）交流药用植物疗法和研究工作的经验。
　　二、对第一款规定的各项措施，缔约双方经过协商可予补充或修改。

　　第二条
　　一、缔约双方根据本国具体条件及需要，派出代表每两年商定一次执行本协定的计划。
　　二、为制定上述计划和解决在其执行中出现的问题，必要时缔约双方派代表轮流在中华人民共和国和德意志联邦共和国会晤。会晤也可在一九七八年十月九日两国政府科学技术合作协定第三条规定的会晤之际进行。
　　三、缔约双方可委托由他们指定的单位处理具体问题。

　　第三条　在执行本协定第一条所规定的各项措施时，派出方承担派出人员的往返国际旅费，接待方承担这些人员在该国境内的食、宿、交通费。

　　第四条　本协定按照存在的状况也适用于柏林（西）。

　　第五条
　　一、本协定自签字之日起生效。
　　二、本协定有效期为五年。如缔约任何一方在期满六个月前未以书面形式通知另一方终止本协定，则本协定将自动延长二年，并以此法顺延。
　　本协定于一九八０年五月十六日在北京签订，共两份，每份都用中文和德文写成，两种文本具有同等效力。

　　中华人民共和国　　　　　　　　　　　　德意志联邦共和国联邦
　　　卫生部部长　　　　　　　　　　　　青年、家庭、卫生部部长
　　　钱　信　忠　　　　　　　　　　　　　　　安第·胡贝尔
　　　（签字）　　　　　　　　　　　　　　　　（签字）